2.2.2. Informatie over de geïdentificeerde risico's en het (de) systeem (systemen) voor interne controle dat is (die zijn) opgezet om die risico’s te beperken
De voorgestelde maatregel zal gebaseerd zijn op een aangiftesysteem, wat het risico inhoudt dat juridische entiteiten en constructies die zichzelf overeenkomstig het voorstel aan de hand van de criteria met betrekking tot inhoud moeten beoordelen, dat niet of niet correct aangeven. De lidstaten moeten dergelijke zelfbeoordelingen controleren en jaarlijks statistieken rapporteren aan de Commissie, ook over het aantal gecontroleerde entiteiten en sancties voor niet-naleving.
Om het risico op niet-naleving door juridische entiteiten en constructies aan te pakken, bevat het voorstel een kader voor sancties. Nationale belastingautoriteiten zullen verantwoordelijk zijn voor de handhaving van sancties en meer in het algemeen de naleving van “Unshell”. Sancties zijn voldoende hoog om afschrikwekkend te zijn. Verder zullen de nationale belastingdiensten controles kunnen uitvoeren om niet-naleving op te sporen en te ontmoedigen.
Om toe te zien op de juiste toepassing van het voorstel, zal de Commissie beperkte toegang hebben tot het centrale gegevensbestand waar de lidstaten informatie over entiteiten en regelingen die in het kader van het voorstel moeten rapporteren, uitwisselen.
De belangrijkste elementen van de controlestrategie zijn de volgende:
Aanbestedingscontracten
De in het Financieel Reglement vastgestelde procedures voor de controle op overheidsopdrachten: opdrachten worden pas geplaatst nadat de diensten van de Commissie de standaardprocedure voor de verificatie van betalingen hebben verricht, rekening houdende met contractuele verplichtingen en goed financieel en algemeen beheer. In alle contracten die door de Commissie en de begunstigden worden gesloten, zullen fraudebestrijdingsmaatregelen (controles, rapporten enz.) worden opgenomen. Voor ieder contract wordt een afzonderlijk bestek opgesteld, dat als basis voor het contract zal dienen. Het opleveringsproces verloopt strikt volgens de TEMPO-methodologie van DG TAXUD: de op te leveren goederen of diensten worden geëvalueerd, indien nodig aangepast en ten slotte uitdrukkelijk aanvaard (of geweigerd). Facturen kunnen niet worden betaald zonder een “brief van aanvaarding”.
Technische verificatie bij opdrachten
DG TAXUD controleert de op te leveren goederen of diensten en oefent toezicht uit op de door de contractanten verrichte werkzaamheden of verleende diensten. TAXUD voert ook regelmatig kwaliteits- en veiligheidscontroles bij zijn contractanten uit. Bij kwaliteitscontroles wordt onderzocht of de contractanten daadwerkelijk handelen volgens de in hun kwaliteitsplannen vastgestelde regels en procedures. Bij veiligheidscontroles worden de specifieke processen, procedures en organisatie onderzocht.
Bovenop voornoemde controles verricht DG TAXUD ook de traditionele financiële controles:
Verificatie vooraf van vastleggingen
Alle vastleggingen bij DG TAXUD worden door het hoofd van de eenheid Financiën en HR Business Correspondent geverifieerd. Dit betekent dat 100 % van de vastgelegde kredieten aan verificatie vooraf wordt onderworpen. Deze procedure geeft een hoge mate van zekerheid ten aanzien van de wettigheid en de regelmatigheid van de verrichtingen.
Verificatie vooraf van betalingen
100 % van de betalingen wordt vooraf gecontroleerd. Bovendien wordt iedere week willekeurig ten minste één betaling (uit alle uitgavencategorieën) geselecteerd voor een extra verificatie vooraf door het hoofd van de eenheid Financiën en HR Business Correspondent. Wat de dekking van de verificatie betreft, is geen streefcijfer vastgesteld, omdat het de bedoeling is om de betalingen “willekeurig” te controleren om na te gaan of alle betalingen zijn voorbereid volgens de regels. De overige betalingen worden op dagelijkse basis afgewikkeld volgens de geldende regels.
Verklaringen van de subgedelegeerde ordonnateurs
Alle subgedelegeerde ordonnateurs ondertekenen een verklaring bij het jaarlijkse activiteitenverslag voor het jaar in kwestie. Deze verklaringen dekken de verrichtingen in het kader van het programma. De subgedelegeerde ordonnateurs verklaren dat de verrichtingen met betrekking tot de uitvoering van de begroting hebben plaatsgevonden in overeenstemming met de beginselen van goed financieel beheer, dat de opgezette beheers- en controlesystemen voldoende zekerheid bieden ten aanzien van de wettigheid en de regelmatigheid van de verrichtingen, en dat de aan deze verrichtingen verbonden risico’s duidelijk geïdentificeerd zijn, er melding van is gemaakt en maatregelen zijn genomen om ze te ondervangen.
